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年会策划流程方案教你怎么做
发布时间:2021-12-03 14:44浏览次数:
  年会将近,很多小伙伴在为年会流程策划方案而苦恼,下面千禧晨文化为大家梳理一下年会策划的整体流程。

      01  确定目标
  
  年会是个大活,也是个细活。是你体现自己的能力的最佳机会,也是最容易搞砸出状况的任务。
  
  年会最重要的人是老板,在万事开头之前,一定要做的第一步是先和老板深度沟通,搞清楚老板希望通过年会实现什么效果,达到什么目的,这才是筹备重点。
  
  02  确定任务
  
  When:什么时间举办
  
  Where:在哪里举办
  
  Who:都需要谁参加
  
  What:年会做什么
年会策划方案
  
  03   成立项目组
  
  在了解过需求后,根据任务的难易程度,成立一个项目组。
  
  项目组人员一定是有老板和各部门的同事在里面,如此一来,信息可以及时同步给公司上下,跨部门的支持工作开展起来也更顺利(尤其是要各部门出节目这种事)。
  
  04   项目开工会
  
  项目组成立后,一定和你的项目组成员们一起开个会。
  
  第一次开会最重要的是确定自己的主导位置,在团队里定下沟通途径、沟通频率和沟通内容。
  
  然后在固定的时间,大家坐在一起沟通年会的事情,保证每个人对年会的每个环节都清楚。年会是一个环环相扣,通力配合的活动。
  
  大家都是职场人,都有自己的想法,如果不能做到消息通畅,会出现很多多余动作或者错误动作。不管对方是处于好心还是出风头,都是对你计划的干扰。
  
  2、计划阶段
  
  “胜兵先胜而后求战,败兵先战而后求胜。”计划阶段是整个年会策划的核心。
  
  计划阶段做好细致到每个气球、每句台词,这场年会就成功了80%。后面阶段只要不是个傻的,都可以轻轻松松完成。
  
  01  WBS
  
  第一个关键步骤:工作分解结构(Work Breakdown Structure)
  
  运用麦肯锡的MECE原则,把每个环节拆分,分解到最小单位。
  
  然后进行归类。
  
  这样就梳理出来年会包括的各个部分以及各部分包含的细节:文字部分、游戏部分、道具服装、场地预定等等。
  
  02  OBS
  
  第二个关键步骤:组织分解结构(Organization Breakdown Structure)
  
  这点很考验你对项目组每个成员的了解程度和管理能力,每个人擅长什么,喜欢什么,谁和谁搭配最有效率,谁和谁绝对不能放在一起干活。
  
  03  RAM
  
  第三个关键步骤:责任分配矩阵(Responsibility Assignment Matrix)
  
  把WBS里分解的每个单项任务,分配给OBS里的每个人,明确每个人在这个项目里的责任,这就是责任分配。
  
  分配过程中注意RACI原则:
  
  Responsibility,谁对此事负责
  
  Accountable,需要找谁批准
  
  Consult,找谁可以拿到项目所需信息
  
  Inform:需要向谁汇报结果
  
  具体做法:做一个excel表格,纵轴WBS,横轴OBS,内容按照RACI原则,写上每个人在每个单项分解任务中的责任,这个表格就是RAM表。
  
  最终,RAM一定要遵循一个原则:事事有人干,人人有事干。
  
  04  甘特图
  
  具体做法:做一个excel表格,纵轴WBS,横轴时间,标清楚每件任务的开始时间、耗时、结束时间。
  
  05  里程碑事件
  
  里程碑事件,指项目的重要阶段或重要工程活动的开始或结束,是项目生命期中关键的事件。
  
  找出整个项目里的里程碑事件,在甘特图上用醒目的颜色标出来重点的里程碑事件。
  
  3、执行阶段
  
  01   两张表做执行
  
  RAM表和甘特图两张表打印出来,人手一份,人人对着表干活。
  
  因为表里已经写的很清楚了,照着计划好的做就行了。基本不会有什么问题。所以在计划阶段,一定确保所有的任务都囊括在内,没有遗漏。
年会策划流程
  
  4、监督阶段
  
  01   两张表做管理
  
  在计划阶段,耗费大量时间做出来的两张表, 现在就要大显身手了。
  
  每天对应甘特图,确定今天要完成的任务是不是已经完成了,今天需要开始的任务是不是已经开始了,进行到一半的任务今天到什么进度了,对应甘特图,一目了然。
  
  如果发现有进度延后的工作,就可以对应RAM表,找出对应的责任人,直接询问详情了。
  
  特别强调,里程碑事件,绝不能口头确认结果,一定要到实地检查或者看到实物,才能放心。
  
  02   防突发防意外
  
  虽然事前做了充分的准备,也一定会出现这样那样的突发情况,车停不下了,主持人临时来不了了,演员崴脚了,现场打起来了等等都是有可能的。
  
  所以除了在年会前做好突发情况预案,还需要现场随机应变。
  
  5、收尾阶段
  
  年会现场的结束并不代表活动的完结。
  
  活动后的细节拿捏更见功夫,但很多人往往忽略这个环节的重要性。在年会结束后,至少要做好这几件事情:
  
  01  后期宣传
  
  拷贝所有影像资料,并剪辑成视频或者图文推送,这不仅仅可以用于企业内部的宣传,更可以对外进行企业形象展示。
  
  基于这些考虑,需要拍摄什么内容,也需要提前准备好。
  
  02  活动报告
  
  年会结束后,对年会目的和效果进行复盘,对本次年会的优点和缺点进行总结,让优秀经验和问题充分暴露和探讨。
  
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